ESG boekhouden: een gebalanceerde overweging tussen finance en duurzaamheid

Met de introductie van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) is duurzaamheid niet langer een optie, maar een vereiste die uitdagende doelen stelt voor bedrijven in duurzaamheidsrapportage. In dit artikel zullen we kijken hoe technologie en tooling kunnen helpen om duurzaamheid en naleving in de zakelijke wereld te bevorderen door te praten met Kees Kerstens, mede-oprichter van Salacia Solutions – een in Rotterdam gevestigd bedrijf dat vooroploopt in het aanbieden van ESG (Environmental, Social, and Governance) software as a service (SaaS).

Het evoluerende veld van ESG-accounting

De complexiteit van de CSRD en ESRS betekent dat er een groeiende vraag is naar robuuste tools om naleving te verzekeren. Kees vergelijkt de toekomstige ontwikkeling van ESG-accounting vaak met financiële accounting. Gezien hoe financiële rapportage over de jaren heen is geëvolueerd naar een gestructureerd systeem, verwacht hij dat ESG-data waarschijnlijk hetzelfde pad zullen volgen. Dit is noodzakelijk; net zoals financiële data niet langer in Excel worden verzameld en beheerd, zullen bedrijven uiteindelijk 'ESG-accountingtools' moeten gebruiken voor hun duurzaamheidsgegevens. Salacia verwacht dat het gebruik van deze gespecialiseerde ESG-accountingtools efficiënter zal zijn dan het ontwikkelen van eigen oplossingen, vooral voor de tweede golf van bedrijven die onder de CSRD vallen en tegen 2025 moeten voldoen. Dit systeem maakt het ook makkelijker voor accountants om audits uit te voeren.

Echter, zoals Kees opmerkt, is het landschap van ESG-dataplatformaanbieders nog steeds gefragmenteerd, met een scala aan oplossingen gericht op specifieke thema's zoals klimaatimpact en personeelsbeleid. Volgens Kees is er momenteel geen enkele aanbieder die het complete plaatje biedt. De CSRD vereist een dubbele materialiteitsanalyse, beleid, actieplannen, doelen en maatregelen. ESG-accounting komt in beeld om bedrijfsgegevens om te zetten in CSRD-gegevens, en vervolgens input te genereren voor het jaarverslag. Hier is de analogie met financiële accounting eveneens treffend. Het financiële jaarverslag bestaat ook vaak uit verschillende componenten, waarvan financiële accounting er een is. Het hangt ook af van de eigen wensen van het bedrijf; hoeveel willen ze zelf doen, en waar kan tooling worden ingezet?

Perfectie is de vijand van vooruitgang

Kees stelt verder dat, hoewel het ESG-veld relatief jong is, bedrijven moeten beginnen te rapporteren op basis van de gegevens die ze al hebben, zoals inkoop- en energieverbruiksgegevens. Tegelijkertijd kunnen 'data gaps' voor de komende jaren worden geïdentificeerd. De CSRD is nieuw en de dataverzameling zal niet perfect zijn vanaf het eerste jaar. Naarmate de deadline van de CSRD nadert, is het belangrijker en efficiënter om te beginnen met wat je hebt, dan te wachten en eerst verschillende verbeteringen in je systemen aan te brengen. Je kunt altijd een plan maken om de belangrijkste databronnen in de loop van de tijd te verbeteren. Een belangrijk punt om te onthouden is echter dat transparantie cruciaal is in de CSRD en dat je moet aangeven als je bepaalde gegevens, beleid, actieplannen, etc. nog niet hebt.

Hoe kies je een geschikte tool?

Bij het kiezen van een geschikte ESG-tool of -platform, adviseert Kees te kijken naar tools die een goedkeuringscertificaat van een accountant hebben, wat het rapportageproces vereenvoudigt. Het platform moet ook flexibel zijn in het importeren van bedrijfsgegevens en meerdere opties bieden voor het extraheren van gegevens uit klantbronnen. Ten slotte adviseert Kees een tool te kiezen die een breed scala aan ESG-onderwerpen dekt om te voorkomen dat je input voor het jaarverslag uit verschillende tools moet halen.

Over Salacia Solutions, hun uitdagingen en succesverhalen

Salacia Solutions focust op het kwantitatieve aspect van de CSRD; de zogenaamde numerieke datapunten. Hun platform dekt alle ESRS-standaarden, zoals klimaat, water, eigen medewerkers en governance, en heeft een certificering van een accountant. Hun platform zet operationele gegevens om in grafieken en tabellen die geschikt zijn voor het jaarverslag.

De grootste uitdaging waar Salacia en hun klanten voor staan is de beschikbaarheid van gegevens. Zoals eerder vermeld, moet dit hen er niet van weerhouden om te beginnen. De verantwoordelijkheid om de beschikbaarheid van gegevens te verbeteren ligt natuurlijk bij de klant, maar Salacia biedt ook ondersteuning. Tijdens het onboardingproces doorloopt Salacia de rapportagevereisten voor elk materieel onderwerp met de klant. Samen zullen ze vervolgens onderzoeken welke gegevens nodig zijn, waar deze gevonden kunnen worden (bijv. in welke systemen worden de gegevens momenteel verzameld), of alle entiteiten zijn inbegrepen, en hoe makkelijk het is om te koppelen aan het Salacia-platform. Hoe dichter bij de primaire datasystemen van de klant, hoe beter. Dit stelt je in staat om alle handmatige tussenstappen, zoals berekeningen in Excel, te elimineren, wat ook de accountant tevreden stelt.

Een ander essentieel aspect van de dienstverlening van Salacia is ervoor zorgen dat het proces controleerbaar en traceerbaar is. Ze voeren nooit een aggregatie uit tot het noodzakelijk is voor het jaarverslag, waardoor elk datapunt kan worden teruggevoerd naar zijn oorsprong. Met andere woorden, het is mogelijk om helemaal terug te gaan naar het individuele datapunt en te laten zien wat ermee is gedaan, welke berekeningen zijn uitgevoerd, etc. Aanvankelijk is het meer werk om datapunten niet te aggregeren, maar op de lange termijn ben je minder flexibel als je dat wel doet, omdat je dan moet uitleggen aan de accountant waarom je alles hebt opgeteld en welke (handmatige) berekeningen je hebt uitgevoerd om aggregatie toe te passen.

Ten slotte deelt Kees een succesverhaal van een klant die, door hun ESG-rapportageproces te automatiseren met het platform van Salacia, weken werk heeft bespaard. Waar het voorheen weken duurde om gegevens te verzamelen, berekeningen uit te voeren en een rapport te maken, gaat alles nu veel sneller en gemakkelijker. Gegevens hoeven alleen te worden opgevraagd bij alle projectteams; de rest gebeurt automatisch.

Een van de belangrijkste ontwikkelingen die Salacia ziet, is dat steeds meer klanten ESG-gegevens gebruiken in strategische besluitvorming. Dit is precies waar Salacia naartoe wil en waar Kees ook de toekomst van ESG-rapportage en naleving ziet: een evenwichtige afweging tussen financiën en duurzaamheid, met gegevens van vergelijkbare niveaus aan beide kanten.