5 tips om je EcoVadis-assessment te stroomlijnen

Het uitvoeren van een EcoVadis-assessment van je organisatie draait niet alleen om het voldoen aan eisen – het is een kans om duurzaamheidsinspanningen te versterken, zakelijke relaties te verbeteren en de veerkracht op lange termijn te vergroten. Een sterke EcoVadis-score kan deuren openen naar nieuwe zakelijke kansen, de geloofwaardigheid van je merk vergroten en bijdragen aan een duurzamere toekomst.

 

1. Begrijp de materiële onderwerpen/criteria voor jouw organisatie. De EcoVadis-assessment wordt voor elk bedrijf anders uitgevoerd, omdat op basis van de sector bepaalde criteria worden geactiveerd of gedeactiveerd. De geactiveerde criteria weerspiegelen doorgaans de materiële onderwerpen die het meest relevant zijn voor organisaties in jouw branche. Het is een goed idee om elk geactiveerd criterium te bekijken en te beoordelen of je sterke beleidsmaatregelen, acties en resultaten hebt om over te rapporteren, zodat je goed voorbereid bent op de beoordeling.
2. Stel een coördinator aan en delegeer werk naar decentrale collega’s. Het kan lastig zijn voor één persoon binnen de organisatie om alle benodigde documenten voor de EcoVadis-assessment te verzamelen, aangezien de onderwerpen variëren van milieu en personeel tot inkoop en governance. Daarom raden we aan een coördinator aan te stellen die het beoordelingsproces, de deadlines en de indieningen overziet, terwijl het verzamelen van documenten wordt gedelegeerd aan de betreffende afdelingen en teamleden.
3. Bekijk de scorecard van vorig jaar voordat je begint. Voordat je documenten verzamelt voor een nieuwe EcoVadis-assessment, is het nuttig om de scorecard van vorig jaar te bekijken. De scorecard laat sterke punten en verbeterkansen zien. Hoewel het belangrijk is om geen documenten specifiek voor de beoordeling te maken (en idealiter moeten beleidsupdates gedurende het hele jaar plaatsvinden), geeft het bekijken van de resultaten van vorig jaar waardevolle inzichten in de aandachtspunten. Zo kun je je richten op het verzamelen van sterke ondersteunende documenten die aansluiten bij de verbeterprioriteiten van dit jaar.
4. Bundel documenten op één plek en voorkom duplicatie. Hoewel je maximaal 55 documenten mag uploaden in één EcoVadis-assessment, wordt in de EcoVadis Document Guide | EcoVadis aanbevolen om geconsolideerde documenten te gebruiken (zoals een jaarverslag of duurzaamheidsrapport) om meerdere vragen tegelijk te beantwoorden. De best presterende organisaties hebben meestal in totaal 8-22 documenten bijgevoegd.
5. Gebruik de optionele opmerkingenfunctie voor toelichting. Wanneer je ondersteunende documenten toevoegt, gebruik dan de opmerkingensectie om context te geven. Leg uit waarom het document relevant is voor de specifieke vraag, geef aan op welke pagina de relevante informatie te vinden is, en benadruk de sterke en unieke aspecten van het document. Dit helpt beoordelaars om snel het belang ervan te begrijpen en verhoogt de kwaliteit van je inzending.

 

Voor meer inzichten en ondersteuning bij het uitvoeren van je EcoVadis-assessment kun je contact opnemen met esther@2impact.nl.